コンビニで領収書をもらう必要が無い理由

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 領収書でなければ経費にできないという、都市伝説は、いまだに根強く残っています。

 今回は、領収書の本来の意味から、どのような場合に領収書が、なぜ必要なのかという観点から、コンビニで領収書をもらうことが無意味であることを、ご説明したいと思います。

1.レシートでは経費に出来ない?

 近所のコンビニで、飲食店経営のS社長とばったり会った、自動車小売会社のF社長。S社長がコンビニのレジで、店員に領収書を書かせながら、後ろに並ぶお客さんたちに申し訳なさそうにしているのを見て、不審に思い、S社長に聞いてみました。

 F社長「なんで、わざわざ領収書書かせてるの?」。

 S社長「顧問税理士からレシートでは経費に出来ないといわれているので、仕方ないんだよ」。

 そんなことを言われたことのなかったF社長は驚いて、早速顧問税理士に確認してみました。

2.名称の違いではなく内容

 S社長のような勘違いは、段々と減ってきていますが、まだ根強く残っているようです。

 税法では、「レシート」であるか、「領収書」であるかによって、経費になる・ならないといった差はありません。

 「レシート」であろうと「領収書」であろうと、要は、会社からのお金の支払いが、「いつ」「誰に」「いくら」「なんのために」支払ったのかがわかる証拠であればよいのです。

 そうした証拠があれば、その支払いが、会社の経費に出来るものなのかどうかを、会社の経理担当者も税務申告を依頼された税理士事務所も、税務申告内容の調査に来る税務署も判断できるからです。

3.コンビニで領収書は不要

 コンビニのように、多くのお客さんが利用するお店で、領収書を書いてもらうのは、お店にとっても他のお客さんにとっても、非常に迷惑な行為です。

 それだけ迷惑をかけて領収書をもらったとしても、領収書にはレシートと違って、明細が記載されていないことが多いため、結局レシートもないと経理処理ができないことが多いでしょう。

 コンビニでの買い物については、領収書は不要です。レシートをもらって、それを使って経費処理しましょう。

4.領収書のメリット

 最近では、領収書よりレシートの方が良いと、一般的に言われるようになって来ています。そのような指導をする税理士事務所が増えてきているということだと思います。このこと自体はとても良いことだと思いますが、比較的高額な支払いについては、領収書の方が良い場合もあります。

 領収書の良い点は、あて名を支払いの相手に書いてもらうことで、相手が受け取ったことを自ら証明するという効果があることです。

 支払い側では支払ったことを主張したいが、受取側では受け取っていないことにしたいようなもの、例えば、特殊な飲食店への高額な支払や応援を頼んだ外注の職人さんへの支払などは、支払先で適切に申告をしない可能性があります。

 こうした場合には、お金を受け取ったことを証明させるための領収書を、しっかりと自筆で記載してもらって、受け取ることが、支払い側の身を守るために重要になります。

5.領収書のデメリット

 前述のように、支払の証明力が強い領収書ですが、一方で、支払い内容が「飲食代として」とか「現場応援代として」など不十分になりがちというデメリットがあります。

 基本的には、領収書をもらう際に、詳細に記載してもらうように依頼すると良いのですが、いつもそのように記載してもらえるとは限りません。その場合には、領収書の裏や余白に、不足する支払い内容をメモ書きしておきましょう。

 また、接待交際のための飲食費等の場合には、個人的な飲食費との区別が問題になる可能性がありますので、領収書の裏や余白に、一緒に行った取引先の名前を記載しておくようにしましょう。

 領収書には、そうしたメモ書きをしてはいけないと思っている方もいますが、メモ書きをしたからと言って、領収書を偽造したなどの疑いをもたれることはありませんし、領収書の証拠能力が無くなることもありません。

6.まとめ

 領収書やレシート、その他諸々の書類を保存し、経理処理して、財務会計ソフトで帳簿をつけるという行為は、面倒で、生産性の低い無駄なことと考える経営者も少なくありません。

 しかし、会社が支払ったものが、会社の事業で使ったものだということを証明できなければ、支払う必要のない税金を課されても、対抗することは出来ません。

 書類の整理保存や帳簿整備に係るコストは、保険料のようなものです。また、保険と異なり、書類保存や帳簿整備については、有効な仕組みを作ることができれば、売上を増やしたり、経費を減らしたりするための情報を入手するというプラスの効果も生み出せます。

 顧問税理士などの専門家と良く相談して、会社を守るための書類・帳簿整理と、更にはよりプラスの効果を目指した改善を進めていきましょう。

税理士法人阿部会計

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