書類の保存期間と保存書類の種類

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 会社で保存しなければならない書類の保存期間と種類は、様々な法律によって決まりがありますので、それぞれの決まりに従って保存することが必要になります。

 会社の事業の種類によって、書類の保存が必要な法律も様々なものがありますが、どんな会社でも必ず対象になる法律の一つに法人税法があります。

 今回は、法人税法で、保存が必要とされる書類とその保存期間について説明したいと思います。

1.法人税法で保存が必要とされる会社の書類

 法人は、「帳簿」を備え付けてその取引を記録するとともに、その帳簿と取引等に関して作成又は受領した「書類」を保存しなければなりません。

 ここで「帳簿」とは、「書類」や他の「帳簿」に基づいて、会社が行った活動である「取引」を記録したものをいいます。

 「帳簿」の例としては、総勘定元帳や仕訳帳のように、財務会計ソフト(弥生会計や勘定奉行、TKCのFXシリーズ、freeeなど)にデータを入力したり、連携取り込みをしたりすることで作成されるものがあります。

 その他にも、手書きで書いた現金出納帳や棚卸表なども「帳簿」になりますし、販売管理ソフトや在庫管理ソフトで作成管理している売掛金の管理簿や買掛金の管理簿、棚卸の一覧表なども「帳簿」になります。

 一方「書類」は、「帳簿」のもとになる証拠資料のことを言います。

 分かりやすいところでは、領収書や支払請求書、普通預金通帳や当座照合表、小切手帳や手形帳などが代表的な「書類」になります。

 また、最近では、カード決済やネット購入も増えていますので、カード会社の支払い明細やネットで買い物をした時の注文画面のスクショなども「書類」の一種になります。

 要するに「書類」とは、会社の行った取引が、「いつ」「いくら」「何を」「だれと」行われたのかを、税務署の調査官に対して証明するために必要な書類全般と言えます。

 説明の便宜上、ここからは「帳簿」と「書類」をまとめて、会社が保存しなければならない「書類」としたいと思います。

2.会社の書類の保存方法

 会社の書類の保存方法は、現状では紙での保存が原則になります。

 このため、せっかく財務会計ソフトや販売管理ソフト、在庫管理ソフトなどで、データの形で作成しているものについても、保存書類としては、わざわざプリントアウトして、紙にしなければなりません。

 総勘定元帳や仕訳帳など、会社の規模によっては、膨大な量になってしまい、プリントアウトしての保存は、貴重なオフィススペースの無駄遣いになってしまう可能性があります。

 そこで、電子帳簿保存法の承認申請を行って、プリントアウトすることなく、データのままの状態で書類を保存する方法も用意されています。

 財務会計ソフトなどの種類によって、電子帳簿保存法に対応しているものとしていないものとがありますので、電子帳簿保存をしたい場合には、対応しているものを選ぶと良いでしょう。

3.会社の書類の保存期間

 会社の書類の保存期間は、その事業年度の確定申告書の提出期限の翌日から7年間とされてきましたが、 現在では、平成20年4月1日以後に終了した欠損金の生じた事業年度においては9年間に、平成30年4月1日以後に開始する欠損金の生ずる事業年度においては10年間に、それぞれ延長されています。

 会社法という別の法律での書類の保存期間は、以前から10年でしたので、平成30年4月1日以降に開始する事業年度については、法人税法と会社法の書類保存期間が一致することになっています。

4.まとめ

 会社が保存しなければならない書類は、法人税法の決まりに関しては、法人税の調査をするために必要な書類であり、保存期間は青色欠損金の繰越期間と同じ期間、すなわち10年ということになります。

 青色欠損金の繰越期間が延長されるのに従って、保存期間が長くなってきていますので、だんだんと紙での保存は、オフィススペースの制約で難しくなってきている会社が増えてきています。

 対応策としては、外部倉庫を利用するか、電子帳簿保存法を利用するか、あるいは両方ということになるかと思いますので、会社の実情に合わせて最適な方法を選んでいきましょう。

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